El sistema cuenta con una herramienta de venta que permite la expedición de cotizaciones, la pantalla es similar a la de facturacion, sin embargo las diferencias se notan de inmediato(imagen). Por favor continua leyendo la solución para conocer el funcionamiento de Cotizaciones
Pasos a seguir:
1. Vaya al módulo Factura, menú Cotización y de clic en botón Agregar Cotización
2. Se abrirá una ventana adicional para que llene los datos:
3. En lugar de expedición, se mostrará la Matriz.
-Si usted tiene activo centros de costos (sucursales y/o departamento) deberá seleccionarlos.
4. Capture o seleccione el nombre de su cliente:
-Cuando se van los datos de su cliente como en la siguiente imagen, puede avanzar:
-También puede dar de alta clientes dando clic en el boton:
5. También puede agregar direcciones adicionales si lo requiere, solo de clic en botón Agregar dirección
6. Puede darse el caso que necesite agregar Datos Adicionales a la cotización utilice el boton del mismo nombre:
-Podrá consultar/editar esta información cuando lo requiera, se mostrara en el PDF de la cotización.
7. Seleccione alguna de las opciones, según sea el caso:
-Por producto, servicio o utilice manual si se trata de algún concepto nuevo que aun no ha sido dado de alta.
8. Para continuar con el ejemplo, seleccionaremos un producto, capturar la descripción o código del producto y dar clic en botón Agregar, el sistema abrirá una ventana adicional:
Puede seleccionar:
-El almacén donde tiene el producto.
-La lista de precios
-Capturar cantidad de piezas a cotizar
-Modificar el precio unitario
-Seleccionar Sucursal y Departamento (solo si aplica)
10. De clic en boton Agregar para terminar de agregar este producto, la ventana se cerrará y volverá a a pantalla inicial de cotización:
11. En este punto puede:
-continuar agregando productos o servicios.
-editar el servicio agregado
-Agregar observaciones
-Guardar para terminar.
12. Al finalizar la cotización mostrará un resumen:
La cotización se mostrara de la siguiente forma:
Consulta de cotizaciones
Una vez guardada la cotización el sistema regresará a la ventana principal de Cotización:
-Se puede consultar las cotizaciones del mes, o de meses anteriores usando los filtros de la parte superior
-Al seleccionar una o varias cotizaciones e pueden facturar. (mientras sean del mismo cliente)
-Deslice a la derecha usando la barra horizontal para consultar mas detalles sobre las cotizaciones:
-Entre las acciones que puede realizar esta:
consultar el PDF, enviar por correo, Editar la cotización, eliminar, cambiar el estatus de la cotización.
Facturar cotización:
Seleccione una o varias cotizaciones y de clic en boton Facturar seleccionados, como se muestra en la siguiente imagen:
-Al seleccionar varias cotizaciones tome en cuenta que deben ser del mismo cliente.
-Aquellas que han sido facturadas, aunque aparecen en la consulta, no podrán ser seleccionadas para facturar nuevamente.
Estatus de Cotizaciones
-Cuando una cotización es creada nace con el estatus Por facturar.
-Cuando se factura, el estatus cambia automáticamente a Facturado.
-El botón Editar estatus cambia a No Autorizado
aparece un mensaje de confirmación, al usar este estatus no se puede revertir y no podrá facturase esta cotización.
Importante
Las cotizaciones se pueden convertir en Remisiones y despues facturarse desde menú Remisiones
Para ello debe editar la cotización y dar clic en boton Generar remisión.
